添付忘れのお詫びメール｜営業資料を再送する時の例文と確認

資料を待つお客様に届け直すための連絡

商談後のメールを送ってから、資料を添付していなかったと気づいた。慌ててファイルだけ送ろうとして、件名や宛先を見直す余裕がなくなっていませんか？添付忘れのお詫びメールでは、何が抜けていたかを伝え、約束した資料を添付して届け直します。お客様が次に何を見ればよいか分かる文面にしましょう。

あなたが気にしているのは、自分の失敗をどう謝るかかもしれません。一方で、お客様は会議の準備や社内への説明のために資料を待っている場合もあります。謝罪を長く書く間に、相手が資料を使う予定まで遅らせたくはありませんよね。再送の準備とあわせて、資料が届かなかったことで予定に影響があるかも確かめます。

こんな人におすすめの記事です。

営業資料を添付し忘れて再送メールを書く方
お客様から添付がないと指摘された方
再送する時に元の依頼をどう書くか迷う方

これから一つひとつ見ていきましょう。

送信済みメールと送る予定だった資料の照合

最初に送信済みメールを見て、添付ファイルの有無と、本文で送ると伝えた資料を照合します。提案書と料金表を送る予定だったのに、料金表だけ抜けていることもあるでしょう。何を付け忘れたかが分かれば、再送メールにも対象を具体的に書けるのです。

送信済みメールにファイルがあるのに、お客様から見当たらないと言われた時は、原因を添付忘れと決めつけず、表示されているファイル名を伝えて状況を伺います。リンクで共有した資料なら、添付ファイルを探しても見つかりません。相手が受け取った画面と、こちらの送信内容を分けて確認するのです。

日本ビジネスメール協会が運営する「ビジネスメールの教科書」の添付漏れの文例は、先に送ったメールで添付が抜けていたことを伝え、お詫びとともにファイルを送る構成です。本文にも添付していることを書くよう案内しており、謝罪だけで終えず、何を送ったかまで伝える点を参考にできます。

出典：ファイルの添付漏れをお詫びするメールの文例

ファイルを選ぶ時は、名前だけで判断せず内容も見ましょう。似た名前の古い提案書や、社内向けの補足が入った原稿を選んでしまうと、添付忘れとは別の問題です。お客様に渡す版か、本文で案内した資料と一致するかを確かめてから添付しましょう。

件名と本文で伝える添付漏れのお詫び

件名には、元の用件が分かる言葉と再送であることを入れます。「お詫び」だけの件名では、受信箱で何の連絡か分かりにくいですよね。たとえば、元が「清掃サービスのご提案資料」なら、「【再送】清掃サービスのご提案資料（添付漏れのお詫び）」とすれば、資料のメールを探している相手にも内容が伝わります。

次は、架空の営業場面で使うメール例です。会社名、資料名、送信時刻は説明用で、あなたの案件で確認した内容に置き換えて使います。

件名：【再送】清掃サービスのご提案資料（添付漏れのお詫び）
お世話になっております。清掃サービスのご提案について、本日10時にお送りしたメールで、資料の添付が抜けておりました。私の確認不足により、お手数をおかけして申し訳ございません。
本メールに「定期清掃ご提案書.pdf」を添付いたします。先ほどご案内した内容に変更はございません。ご検討にあたり、清掃する範囲と作業時間をご覧いただけますと幸いです。

この例は、先の本文に変更がなく、添付だけが抜けていた場合の文面です。お客様への説明も変えるなら、変わった点を明記しましょう。「変更はございません」という一文を、そのまま残して送ると、資料と説明が食い違うからです。

お客様から指摘された後なら、書き出しに「資料が添付されていないとのご連絡をいただき、確認いたしました」と添え、その後に自分の添付漏れを認めて謝ります。確認できていない通信の不具合を理由にしたり、担当者が気づくのが遅かったように書いたりする必要はありません。

自分の確認不足を詫びた後は、相手が使う資料の案内に移ります。「取り急ぎ」「念のため」だけでファイルを送ると、前のメールと何が違うかは伝わりません。再送メールを読めば、添付された資料と元の用件が分かる状態にします。

資料の再送に添える依頼内容と回答期限

元のメールに質問や回答期限があったら、再送時にその扱いも見直しましょう。資料を読まなければ答えられない質問なのに、期限だけ前のままでは、お客様が検討できる時間を短くしてしまいます。送った時刻を基準にせず、相手が資料を読める時点から考えましょう。

たとえば、料金表を見てプランを選んでもらう予定なら、再送メールに「料金表をご覧のうえ、ご希望のプランをお知らせいただけますでしょうか？」と依頼を記します。前のメールに書いた質問を全部貼り直す必要はありません。今回、相手に判断してほしい内容を選んで伝えるのです。

ただし、回答期限の変更を営業側だけで決めると、お客様の社内手続きに合わないかもしれません。期限が迫っている時は、「資料の送付が遅れましたので、ご回答日はご都合を伺って調整できればと存じます」と相談します。相手にとって変えられない会議日があるなら、今から間に合わせられる対応を検討しましょう。

メールの受信確認と、提案への返答も別です。ファイルを受け取れたという返事だけで、内容に納得したと判断することはできません。受け取った後に読む時間が取れるかを伺い、質問や懸念を聞く機会は改めて相談します。

打ち合わせ前の疑問を聞くロープレ

以下は、資料が届かなかったことで生じた影響を伺う架空のロープレです。実在のお客様の発言や、営業成果を示すものではありません。

石田悠介さん（仮名、店舗向け清掃会社の法人営業担当者）が、添付漏れを知らせてくれた店舗の責任者と電話で話しています。

石田さん「添付が抜けており、申し訳ございません。確認した提案書を、先ほどメールに添付して送り直しました」
責任者「午後の打ち合わせで、店長に料金を説明するつもりでした」
石田さん「打ち合わせまでに、特に確かめておきたい点はありますか？」
責任者「閉店後の清掃に追加料金がかかるか知りたいです」
石田さん「提案書の料金欄をご一緒に確認できますか？記載している作業時間と、お店の閉店時刻が合っているかも伺いたいです」

責任者は、資料を使う予定を自分から話しました。石田さんがお詫びの後に尋ねたのは、打ち合わせまでに確かめておきたい点です。そこで、料金の条件を確認するという用件が分かりました。追加料金について未確認なら、確認先と回答できる見込みを伝え、推測で無料と約束せずに調べます。

逆転営業のレッスン資料が扱うのは、相手の話を質問で具体化し、相手が考えている場面を共有することです。この例でも、お客様が話した予定を受けて、その前に確かめておきたい点を伺っています。資料を送り直す対応と、資料を使うために足りない説明を補う対応をつなげましょう。

練習では、相手役が資料を使う予定を答えた後、営業役がその内容に合う質問を選べるかを見ます。相手役が急いでいないなら、すぐに電話で説明を続ける練習にはしません。読む時間を相談して電話を終えるなど、相手の返事に合わせて会話を変えましょう。

添付の完了を待ってから押す送信ボタン

再送メールを書き終えたら、宛先、本文で案内したファイル名、画面に付いているファイルを見比べます。複数の資料なら、本文の一覧と実際の添付数も照合しましょう。ファイルを選択した直後は、まだ添付の処理中かもしれません。処理が終わり、送れる状態になったことを確かめてから送信します。

Gmailの公式ヘルプにあるパソコンからの添付方法は、添付アイコンを押してファイルを選び、「開く」を押す手順です。また、添付ファイルのサイズには上限があり、上限を超える場合はGoogleドライブのリンクとして追加されると説明しています。ファイルを付けたつもりでも、送る方法がリンクに変わっていないか、作成画面で確認しましょう。

出典：Gmailのメールにファイルを添付して送信する

リンクとして送る場合は、会社で認められた共有方法と、お客様が利用できる方法を確かめます。再送を急ぐために、誰でも見られる公開設定へ変えるのは避けましょう。添付を忘れたことと、資料を開けないことは原因が別です。送り直した後も開けないと言われたら、届いたファイルや表示されたメッセージを伺って対処します。

送信直後に漏れに気づいた時は、利用しているメールサービスの送信取り消しも確認してみましょう。Gmail公式ヘルプは、送信直後に表示される「取り消し」から操作でき、パソコンでは取り消せる時間を５秒、10秒、20秒、30秒から設定できると案内しています。取り消せる時間を過ぎたメールまで回収できる機能だとは考えず、取り消せなかった時は再送の連絡を進めましょう。

出典：メールの送信または送信取り消し

営業Ｑ＆Ａ

再送した後は毎回電話もかけますか？

提案書の添付忘れに気づき、お詫びのメールとともに送り直しました。メールだけでは謝り方が足りない気がしますが、相手が急いでいるかは分かりません。電話でも謝った方がよいでしょうか？

回答

判断の基準は、資料が届かなかった影響と、合意している連絡方法です。会議が迫っているなど、メールの確認を待つと支障がある場合は、電話で再送の事実を知らせる方法があります。通常の検討資料で、急ぎの予定もないなら、お詫びと資料をメールで送り、約束している確認時期に連絡しましょう。自分の不安を解消するためだけに、相手に何度も受信確認を求めなくて構いません。

お詫びの後に確かめる相手の作業予定

添付忘れに気づいた時の再送メールと、資料を使う予定に合わせた対応を解説しました。謝る言葉を増やすより、抜けた資料を確認して届ける対応を進めましょう。相手が資料を読んで判断できるところまでが、営業の連絡です。

送信済みメールと添付予定の資料の照合
添付漏れのお詫びと送るファイルの明記
資料が届く時点に合わせた依頼内容と回答期限

再送する時は、本文で案内した資料名と、添付したファイルを見比べます。その資料を使う予定が迫っていれば、間に合う連絡方法をお客様と相談してください。

この記事を書いた人
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木村守（逆転営業アカデミー営業スキルUPコンサルタント）

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営業指導歴22年。1000件以上の顧客との商談経験。1000人以上の営業相談に応じてきた。ある経営者との出会いを機に営業ノウハウを体系化。元ニートの落ちこぼれ営業を最下位グループからたった１か月で全国300人中トップに一発逆転させた。営業経験・実績に基づいた、わかりやすい営業ノウハウ・セミナーでの解説に定評がある。