営業メールに配信不能通知が来た時の連絡と送り直し

届いていない見積書と、お客様の検討期限

見積書を送った直後に、英語のエラーメールが戻ってきた。送り直せばよいのか、お客様に電話すべきか、迷っていませんか？配信不能通知が来たら、通知に書かれた原因と、お客様が資料を使う予定を確かめます。宛先の誤りと受信側の一時的な問題では、次にする作業が違うからです。

お客様が翌朝の会議で見積書を使うなら、届かなかったメールの対応を翌日まで待つと検討に間に合わないかもしれません。送信の操作だけで終えず、資料を受け取って検討できる状態まで確かめましょう。

こんな人におすすめの記事です。

見積書を送った後に配信不能通知を受け取った営業担当者
送り直す前にお客様に何を伝えるか迷っている方
資料の受け渡しが遅れた時の検討期限を相談したい方

これから一つひとつ見ていきましょう。

配信不能通知で読む宛先と理由

まず、戻ってきた通知が、どのメールの、どの宛先についてのものかを見ます。送信時刻、件名、通知に記載された宛先を、送信済みメールと照合してください。同じ日に複数のお客様に資料を送っていたら、別の商談の通知を取り違えるかもしれません。

Gmailの公式ヘルプでは、メールが返送された場合に、配信不能通知に記載されたエラーメッセージを調べるよう案内しています。宛先が存在しない、受信側に一時的な問題がある、保存容量が不足している、といった理由が挙げられています。

出典：Gmailヘルプ「返送されたメールや拒否されたメールを修正する」（2026年10月22日確認）

通知の理由が分かるまでは、原因を断定できません。英文が読みにくい時も、件名だけで「容量が大きすぎた」と決めず、本文の該当箇所を確認します。自社の情報システム担当に調査を依頼するなら、発生時刻、送信先、通知のエラー部分を、社内で認められた方法で共有しましょう。

配信不能通知に複数の宛先が含まれていれば、それぞれの結果を見ます。担当者に届いていないからといって、同報先の全員にも届いていないとは決められません。全員に同じ資料を送り直す前に、不達と確認できた宛先を特定します。

理由に合わせた再送前の作業

宛先が存在しないという通知なら、入力したメールアドレスと、相手から受け取った最新の連絡先を比べます。Gmail公式にも、文字の誤りや余分な空白、アドレス変更などの確認が案内されています。以前のメールに返信できた実績があっても、その連絡先が今も使われているとは限りません。

ただし、会社名から新しいアドレスを推測して、見積書を送るのは危険です。確認済みの電話番号などで本人に尋ねます。名刺とメールの署名が違う場合も、どちらが最新かを相手に聞いてから修正するのです。

受信側の保存容量不足と分かった時は、同じメールをすぐ再送しても、受信できる状態に変わっているか分かりません。Google公式では、受信者が空き容量を増やす必要があると説明しています。営業側は相手にデータ削除を指示するより、受け取れる見込みや、会社で許可された別の受け渡し方法を相談しましょう。

一時的な受信側の問題については、公式ヘルプに後で再送する案内があります。原因が一時的でも、お客様の会議が終わるまで待ってよいとは限りません。技術的に再送できる時期と、資料が必要な時刻を別々に確かめます。メールの復旧を待つ間に何を伝えるかは、相手の予定を聞いて決められます。

エラーの意味が分からない時は、通知の原文を保管し、社内の担当者に確認を依頼します。調査を頼んだ後は、いつまでに状況を知らせてもらえるかも相談しましょう。その時刻を過ぎても解決していなければ、お客様への途中連絡を用意できます。自分で判断できない部分を残したまま、メール設定やセキュリティ設定を変更して解決しようとすると、別の問題を起こしかねません。

会議に使う資料を届けるための会話例

高橋直樹さん（仮名、事務所向け複合機の販売担当者）の架空のロープレです。高橋さんが見積書をメールで送った後、担当者のアドレスが存在しないという配信不能通知が来ました。高橋さんは、以前から使っていた電話番号で担当者に連絡します。

高橋さん「先ほどお送りした見積書について、メールが届かなかったという通知が来ました。今お使いのメールアドレスを確認してもよろしいでしょうか？」
担当者「部署が変わって、アドレスも変わりました。新しいアドレスをお伝えします」
高橋さん「ありがとうございます。資料は、いつお使いになるご予定ですか？」
担当者「明日の午前中の会議で、今の機種と比較します」
高橋さん「明日の午前中ですね。機種の比較では、どの項目を確認するご予定でしょうか？」
担当者「本体の価格と月々の費用です。両方が分かる資料をお願いします」

高橋さんが最初に伝えたのは、不達という事実です。「お返事がなかったので」と話せば、お客様が読んだ後に返事をしていないように聞こえるでしょう。今回、お客様は資料を受け取れていません。催促の文面にする前に、届いているかを確かめるのです。

さらに、資料を使う時刻と、比較する項目を尋ねています。新しいアドレスを聞くだけなら、資料が届いても会議に必要な情報が欠けたままかもしれません。お客様が何を判断するために資料を使うのかを聞くと、届けるべき内容も具体的になります。

この考え方は、相手の現状や目的を先に聞く逆転営業の姿勢と同じです。不達の説明を長く続けるより、相手が今必要としている情報を尋ねます。確認したアドレスと必要な資料がそろったら、会社のルールに沿って送り直しましょう。

送り直すメールの件名と本文

再送メールの件名には、何の資料か、再送なのかが分かる言葉を入れます。例えば「【再送】複合機の見積書と月額費用のご案内」です。件名が「ご確認ください」だけでは、お客様は会議に使う資料かどうかを判断できません。

本文では、送り直す理由を短く説明し、添付した資料を具体的に示します。先ほどのロープレなら、次のように書けます。

先ほどはお電話で、新しいメールアドレスをお知らせいただき、ありがとうございました。明日の午前中の会議でご検討いただく見積書と、月々の費用が分かる資料をお送りします。見積書１点、月額費用の資料１点を添付しました。資料を開けるか、ご確認いただけますでしょうか？

この例文を使う時は、実際の資料名と点数に直します。電話で話していないのに「先ほどはお電話で」と書いたり、資料が１点しかないのに２点と記載したりしないよう、送信する前に添付ファイルと本文を見比べてください。

アドレスを修正した後は、宛先欄に古い連絡先が自動入力されていないかも見ます。再送の操作で前のメールをそのまま使うと、本文だけを直して、宛先が以前のままになるかもしれません。送信画面に表示されたアドレスを最後に照合します。

もし添付をやめて共有リンクに変更するなら、相手の会社が使える方法かを尋ねましょう。リンクは届いてもファイルが開けないという問題は、配信不能とは別です。その場合の対応は営業で送った資料のリンクを開けないと言われた時の対応で解説しています。

資料の到着が遅れた時の検討日程

約束した時刻までに資料を渡せなかったら、従来の返答期限で検討できるかを相談します。資料が届かない時間を、お客様が比較できた時間として数えてしまうと、相手を急がせることになるからです。

「予定どおりお返事をお願いします」だけで済ませず、「資料の到着が遅れましたが、会議で比較する時間は取れそうでしょうか？」と尋ねてみましょう。相手が「今日は確認できない」と答えたら、見られる日と、次に話せる日時を相談できます。

受領の確認と、購入するかどうかの返答は分けて頼みます。ファイルが開けたという返事は、提案内容への同意ではありません。電話で受領を確かめた直後に契約の結論まで求めると、資料を読むための時間がなくなります。

資料を使える状態になった後で、比較に必要な説明や、まだ分からない条件を聞きます。値段を尋ねられたのか、納期を確かめたいのか。お客様の質問を受けてから答えれば、メール不達への対応を口実に、用意した説明を一方的に続けずに済むでしょう。

相手が受け取って内容を見た後のお礼や次回連絡の書き方は、営業のお礼メールは感謝の後に次の確認を一つ書くも参考になります。

営業Ｑ＆Ａ

不達のお知らせはすぐ電話で伝えたほうがよいですか？

見積書を送った後、配信不能通知を受け取りました。お客様は外出が多く、電話すると仕事を中断させそうです。明日には資料を見たいと聞いているため、連絡の取り方を迷っています。

回答

明日までに資料が必要なら、以前に合意した連絡方法で、不達の事実を早めに伝えます。電話が通常の連絡手段なら、最初に今話せるかを尋ね、確認する内容を短く伝えましょう。別の連絡方法を合意している場合は、それを使えます。

同じアドレスに「届いていますか？」と送り、それだけで待つと、その確認メールも届かないかもしれません。確認済みの別経路がなければ、自社の担当者と連絡方法を相談します。個人の連絡先を探して突然連絡したり、無関係な部署に見積書を転送したりする対応は避けましょう。

送信記録に加える受領の結果

営業メールに配信不能通知が来た時の対応を解説しました。送り直した事実と、お客様が資料を受け取れた事実を区別して確認します。

通知に記載された宛先と不達理由
資料を使う予定と再送する内容
受領の結果と検討できる日程

次に資料を送り直す時は、送信時刻の記録に、受領を確かめた結果も加えます。まだ確認できていなければ、その状態と次に連絡する予定を記しておけば、担当者が替わっても同じ資料を何度も送り直さずに引き継げます。

この記事を書いた人
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木村守（逆転営業アカデミー営業スキルUPコンサルタント）

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営業指導歴22年。1000件以上の顧客との商談経験。1000人以上の営業相談に応じてきた。ある経営者との出会いを機に営業ノウハウを体系化。元ニートの落ちこぼれ営業を最下位グループからたった１か月で全国300人中トップに一発逆転させた。営業経験・実績に基づいた、わかりやすい営業ノウハウ・セミナーでの解説に定評がある。