海外のお客様と商談時刻が食い違った時の確認と訂正

同じ商談を別々の時刻で待たないための連絡

海外のお客様と午後の商談を約束したのに、招待された予定には違う時刻が出ている。そんな時は、予定表の数字を同じに直す前に、どの地域の日付と時刻で約束したのかを確かめます。相手の画面で別の時刻が表示されていても、同じ瞬間を指していれば予定は合っています。日時の食い違いを直した後は、お客様が話せる時間を改めて聞くところまでが営業の対応です。

こんな人におすすめの記事です。

海外のお客様から商談時刻が違うと連絡を受けた方
出張中に作った招待の日時が合っているか不安な方
時刻の訂正でお客様の予定を崩してしまった方

これから一つひとつ見ていきましょう。

画面の数字と約束した日時の区別

まず、お客様とのメールや会話で決めた日時を見返しましょう。「午後３時から」だけなら、日本時間か相手の現地時間かが抜けています。招待状を開き直すだけでは、元の約束の意味までは分かりません。国名だけで決めつけず、参加する都市と当日いる場所を聞いてください。

例えば、東京と別のタイムゾーンにいるお客様では、同じ商談がそれぞれの現地時間で表示されます。Google カレンダーは、招待した相手が異なるタイムゾーンにいる場合、その相手には現地のタイムゾーンで予定を表示すると説明しています。時刻の数字が違うだけで、招待を誤って作ったと判断するのは早計です。

出典：さまざまなタイムゾーンで Google カレンダーを使用する

照合する時は、開催日、開始時刻、終了時刻に、基準とする都市を添えます。「日本時間の11月10日午後３時から午後４時まで」といった伝え方です。日付が変わる地域もあるので、時刻だけを読み合わせて終えないようにしましょう。曜日も添えるなら、日付と曜日が合っているかも確かめます。

お客様には「こちらでは日本時間の日時でご案内していました。そちらの予定表では、何月何日の何時から何時までになっていますか？」と聞けます。画面全体の送付を求めず、該当する予定の日時だけ教えてもらえば照合できます。別のお客様の予定や社内情報まで見せてもらう理由はありません。

Google カレンダーでの予定単位の照合

Google カレンダーを使って招待した場合は、パソコンで該当する予定を開き、編集画面の時刻の横にある「タイムゾーン」を見ます。そこで選択した都市や国と、約束の基準が一致しているかを確かめましょう。カレンダー全体の設定と、一つの予定に設定したタイムゾーンを混同しないことがコツです。

出張中に作成した予定なら、その時に使った地域の設定も確認してください。Googleのヘルプは、地域のタイムゾーンの変更がカレンダーに反映される前に予定を作成すると、誤ったタイムゾーンで表示される場合があると説明しています。移動した事実だけで原因と決めず、実際の予定の設定と元の連絡を突き合わせます。

基準にするのは、お客様と合意した日時です。自分の都合のよい時刻に予定を合わせてから「こちらが正しいです」と伝えると、相手が確保していた時間を無視してしまいます。約束に曖昧さがあった時は、その曖昧さを認めて、どちらの時間なら参加できるのかを聞きましょう。

相手の地域と自分の地域を何度も見比べるなら、カレンダーの設定から他のタイムゾーンを表示する方法もあります。ただし、表示を追加しただけで誤った招待の内容が直るとは限りません。該当する予定そのものの日時を開き、訂正後の案内と一致しているかまで見届けます。

訂正を送る前に、終了時刻にも目を通してください。開始だけ直しても、相手が予定していた所要時間が確保できているとは限らないからです。商談後に別の会議があるお客様なら、終了時刻の認識違いは、提案を聞いてもらえる時間にそのまま影響します。

Outlookと夏時間での思い込み

Outlookでも、異なるタイムゾーンの相手に送った会議出席依頼は、それぞれの現地時間で表示されます。Microsoftは、会議の予定がUTCで保存され、各利用者の予定表では現地時間として表示される仕組みだと説明しています。お客様と利用するサービスが違っていても、画面の数字をそろえることを先に目指さず、約束した瞬間が一致しているかを照合しましょう。

出典：Outlook でタイムゾーン設定を管理する

また、夏時間を採用する地域では、季節によってUTCとの時差が変わります。以前の商談で使った時差を、次回にもそのまま当てはめるのは避けましょう。Microsoftの技術資料でも、現地時間への変換にタイムゾーンの差と夏時間の規則を使う仕組みが説明されています。

出典：How time zone normalization works in Microsoft Outlook

「前回はこの時刻だったので」と記憶だけで換算するより、今回の開催日と都市を指定して予定を確かめるほうが確実です。夏時間の切り替え日をまたぐ複数回の商談なら、各回の開催日で確認します。相手が毎回同じ現地時刻を希望しているのか、日本時間を固定したいのかも、最初に聞いておきましょう。

設定が合っているのに表示がおかしい時は、営業担当だけで原因を断定せず、利用サービスと該当日時、どの画面で違いが出るかを社内の管理担当に伝えます。お客様には調査の見通しと、商談に参加する日時を別々に案内してください。調査が長引いても、相手がいつ待てばよいか分からない状態にはしないことです。

訂正後に聞き直すお客様の都合

宮本直人さん（仮名、工場向け検査機器の販売を担当）が、海外工場の担当者とのオンライン実演を予定していたとします。ここからは架空の会話例です。お客様から「その時間は、現場の引き継ぎに重なります」と言われた時、招待の設定だけ直して送ると、参加できない事情を聞き落としてしまいます。

宮本さん「日時の書き方が不十分で、失礼しました。現場の引き継ぎがあるのですね。実演に立ち会う方がそろうのは、現地時間のどの時間帯でしょうか？」

担当者「午前中なら検査担当も参加できます。ただ、実演に使えるのは30分です」

宮本さん「承知しました。30分で、どの検査を見られると導入するかどうかの検討に役立ちますか？」

担当者「傷がある部品を、今の機械と同じ条件で比べたいです」

時刻の訂正をきっかけに、参加者と実演の目的まで確かめます。宮本さんなら、会社説明を短くし、お客様が見たい検査を先に実演する準備ができます。時間が短くなったからといって、説明を早口にして全部詰め込む必要はありません。相手の現状と目的を先に聞く、逆転営業の姿勢をこの場面でも使いましょう。

レッスン資料の事前準備の項目には、会う顧客の情報収集をしているかという確認があります。今回は、カレンダーに空欄があるかだけで準備を終えず、現場の引き継ぎや立ち会う人の予定まで聞く、という使い方です。日時を合わせる作業も、相手が落ち着いて検討できる条件を知るために行います。

新しい招待の連絡には、合意した日付、都市を添えた開始・終了時刻、商談の目的、参加用リンクをまとめましょう。前の案内から何を変更したのかも短く書けば、お客様がすべてを読み直さずに済みます。元の招待を訂正する場合も、新しい予定に替える場合も、どの案内を使うのかを明記してください。

社内の同席者がいる場合は、お客様への訂正と同じ内容を社内にも共有します。お客様との連絡だけ直っていても、実演する技術担当が古い時刻で待っていれば商談はできません。変更前の案内を参照している人がいないかを確かめ、実演に使う機器や接続の担当にも、新しい開始・終了時刻を伝えましょう。参加者を増やす時は、お客様に同席の目的を先に説明してください。

相手の参加可能な時間がまだ決まらない時は、先に別の枠を確定するより、返事をもらえる見込みを聞きます。「検査担当の方の予定は、いつ頃分かりそうでしょうか？」という聞き方です。確認中なのに招待を何度も送ると、どれが最終案なのか分かりにくくなってしまいます。

商談日時が合わない時の営業Ｑ＆Ａ

お客様を待たせてしまったらどう話を切り出しますか？

海外のお客様と約束した開始時刻を、自分だけ１時間遅く覚えていました。お客様から連絡があり、すでに待っていると分かって慌てています。今から参加できますが、どう話を切り出せばよいでしょうか？

回答

確認不足でお待たせしたことを、まずおわびしましょう。そのうえで、残された時間で相手の目的に答えられるかを相談します。短時間では実演ができないなら、今日は確認したい条件だけ聞き、実演は別の日にする選択もできます。遅れを取り返すために、その場で契約の判断まで求めるのは避けてください。

お客様がカレンダーを使っていない場合はどう伝えますか？

海外のお客様に招待を送りましたが、普段カレンダーは使わないと言われました。メールで日時を伝えるつもりですが、日本時間だけ書いてよいのか迷っています。

回答

メールの本文に都市名を添えた日付と開始・終了時刻を書き、相手の現地時刻も照合して伝えます。「招待を承諾してください」と繰り返すより、その時間に参加できるかを返事でもらえば話は進みます。参加用リンクも同じメールにまとめ、当日に探す案内を一つにしておきましょう。

参加者全員が迷わず待てる案内

海外のお客様と商談時刻が食い違った時の照合と訂正を解説しました。表示を直すだけで終えず、相手が参加できる時間と商談の目的を確かめましょう。

都市を添えた開催日と開始・終了時刻
今回の開催日でのタイムゾーンと夏時間の照合
訂正後の参加者と実演の目的の確認

次の招待を送る前に、日時を案内する文をお客様の立場で読み返してください。都市名と終了時刻まで書いてあれば、相手は自分の予定と見比べて参加できるかを答えられます。

この記事を書いた人
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木村守（逆転営業アカデミー営業スキルUPコンサルタント）

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営業指導歴22年。1000件以上の顧客との商談経験。1000人以上の営業相談に応じてきた。ある経営者との出会いを機に営業ノウハウを体系化。元ニートの落ちこぼれ営業を最下位グループからたった１か月で全国300人中トップに一発逆転させた。営業経験・実績に基づいた、わかりやすい営業ノウハウ・セミナーでの解説に定評がある。