営業メールが返ってこない一人社長へ｜質問だけで返信が増える３つのコツ

「送っても送っても、ぜんぜん返ってこない」。営業メールに頭を抱える一人社長は少なくありません。じつはメールの返信率は、文章のうまさよりも質問の置き方で決まります。長い説明を並べるほど、お客様は読まずに閉じてしまうもの。短い問いかけに置き換えるだけで、返信は驚くほど自然に戻ってくるのです。この記事を読んでいただくことで、相手が思わず返したくなる営業メールが書けるようになります。最後までご覧ください。

こんな人におすすめの記事です。

初回アプローチメールが既読スルーされる一人社長
商談後のフォローメールに返信がもらえない方
テンプレートをコピペしているのに反応が鈍くて困っている方

これから一つひとつ見ていきましょう。

なぜ営業メールが読まれずに終わるのか

営業メールが返ってこない理由は、文章力の不足ではありません。多くの一人社長が陥るのは、自分が伝えたいことを最初から最後まで書ききってしまうパターンです。お客様は受信箱を流し読みしながら、返事をする手間と読む価値を一瞬で無意識に判断しています。

あなたも、長文のセールスメールを開いた瞬間に閉じた経験はありませんか？私の経験のなかでも、返信が来るメールには共通点がありました。それは、相手が短く返せる質問が１つだけ置かれていることです。

説明だらけのメールはなぜ読まれないか

説明文ばかりのメールは、読み手に「あなたが何を求めているか」を考えさせます。考えさせる作業は、意外と重たい労力です。とくに忙しい経営者ほど、考える前にメールを削除します。
逆に質問が１つだけ置かれていれば、答えは「はい」「いいえ」「金曜なら」など短く返せるもの。返信のハードルが下がるから、自然と返事が来るのです。

テンプレ感は冒頭３行で見抜かれる

「お世話になっております。突然のご連絡失礼いたします。弊社は〜」という出だしは、もうお客様にとって読み飛ばしのサインです。冒頭３行で「これは私のために書かれていない」と感じた瞬間、メールは削除されます。
「あなたのために」という個別性のあるひと言を最初に置くだけで、読まれる確率はあがります。たとえば相手のWebサイトで見た一文や、共通の取引先の名前など、ほんの小さな手がかりで十分です。

質問で返信が増える３つのコツ

逆転営業の考え方では、メールも会話と同じ。お客様に話してもらう設計が中心です。次の３つのコツを押さえると、返信率は大きく変わります。

１通１質問に絞る

１通のメールで聞きたいことを１つだけにします。質問が２つ以上あると、返信を書く心理的負担が一気に増えるてしまうからです。

興味・関心を寄せる前置きを入れる

「御社のサイトで〇〇を拝見しました」のように、相手に向けた興味・関心を一文目に置きます。どのように感じたかまで書くことで、テンプレ感が消えて、本文を読む気持ちになっていきます。

答えやすい選択肢を用意する

「来週の前半・後半でしたら、どちらがご都合よいでしょうか？」のように選択肢を示すと、返信は短く済みます。お客様の手間をとらせない配慮です。

１. １通１質問に絞る

営業メールでありがちなのが、自己紹介・商品説明・次回提案・候補日３つ・資料案内をぜんぶ１通に詰めるパターン。書き手は親切のつもりでも、受け手にとっては情報が渋滞しているのと同じです。
コーチング業のＡさんは、初回メールに７項目も書き並べていました。返信率は0.1%以下。そこで「最初に聞きたい１つの質問だけ残し、あとは削る」と決めて書き直したところ、返信率が１％を超えるようになったのです。

１通１質問は、相手が脳内で答えを組み立てるエネルギーをおさえます。メールの目的が「商談化」であれば、聞くのは「日程の都合」だけで十分です。商品の魅力は、返信が来てから対面または電話で伝えればよいのです。

２. 興味・関心を寄せる前置きを入れる

逆転営業の出発点は、商品ではなく相手への興味・関心です。
冒頭に「貴社の〇〇のお取り組みを拝見しました」「先日のセミナーでの〇〇というご発言が印象に残っています」など、相手の世界に踏み込んだ一文を置くだけで、テンプレートメールから一通の手紙へと変わります。

あなたも、テンプレと分かるメールに丁寧な返事を書こうと思いますか？反対に、自分のことを知って書かれていると分かったメールには、自然と返したくなるはず。
相手のSNS、ブログ、会社案内のどれかを３分眺めるだけで、十分に手がかりは見つかります。手間をかけるのは送信前の３分だけ。具体的な印象を書き込むだけで返信率は大きく変わるのです。

３. 答えやすい選択肢を用意する

「ご都合のよい日をお知らせください」と聞かれると、相手はカレンダーを開き、空きを探し、候補を選び、返信文を打つという作業を強いられます。
これを「来週の火曜午前、木曜午後、金曜午後のいずれかでご都合いかがでしょうか？」と置き換えるだけで、相手の作業は「選ぶ」だけに変わります。選択肢を２〜３個に絞るのが、もっとも返信を引き出しやすい型です。

選択肢を出すときは、相手が断りやすい余白も忘れずに残しましょう。「もし都合がつかなければ別案もご提示します」と添えるだけで、断られる怖さも消え、お客様も気軽に返事ができます。

場面別営業メールの書き方

同じ「質問１つ」の型でも、場面によって聞き方は変わります。よくある３つの場面を見ていきましょう。

初回アプローチメール

初回からいきなり売り込みはしません。聞くのは「会ってもよいかどうか」だけです。

件名：〇〇様の△△を拝見してご連絡です

〇〇様
はじめてご連絡いたします。逆転営業アカデミー　木村まもると申します。
御社サイトの「〇〇」のページを拝見し、△△に取り組まれているお姿に惹かれてご連絡しました。
御社サービスの●●が○○と感じ、ぜひ■■についてお手伝いさせていただきたいと思いました。
弊サービスが□□のお役に立てる可能性があり、まずは15分ほどお話を伺えればと考えております。
来週の火曜午前、木曜午後のいずれか、ご都合いかがでしょうか？都合がつかないときは別案をご提示します。
よろしくお願いいたします。

本文は短く、聞くのは「火曜午前か木曜午後か」だけ。１分で返信できる長さが理想です。

商談前の確認メール

商談の前日に、「いま気になっていること」を一行だけ聞いておくと、当日のヒアリングが深まります。
「明日はよろしくお願いいたします。当日のお話に活かしたく、いまもっとも気になっていらっしゃるテーマを一言だけ教えていただけますでしょうか？」と書くだけで、相手は本音の入口を準備してくれるもの。事前に質問しておくと、商談はゴールが見えた状態ではじまります。

フォローアップメール

商談後の追客メールでは、自分の提案を再アピールしたくなりますが、ここも我慢します。聞くべきは「今日の話を持ち帰ってどうお感じになったか」。
「先日はお時間をいただきありがとうございました。お話しした〇〇について、社内に持ち帰られていかがでしたでしょうか？」とだけ聞くと、お客様は自分の言葉で進捗を返してくれます。返事の内容で次の打ち手が決まるのです。

営業Ｑ＆Ａ

●質問　メールが冷たい印象にならないか心配です

WEBデザイン業の一人社長です。お客様にメールを送るとき、短くまとめすぎると素っ気ない印象になりそうで、つい長文で説明してしまいます。
結果、相手の負担が増えてしまっているのか、返信が遅くなりがちです。
質問１つに絞ると、ぶっきらぼうに感じられないか不安があります。
アドバイスをいただけると助かります。

●回答

「冷たい印象になりそう」というご不安、よく分かります。
ポイントは３つあると思います。

冒頭の一文に相手への興味・関心を込める
本文中盤で気づかいの言葉を添える
締めに「都合つかないときは別案を」と書き添える

メールの温度は、文の長さではなく、相手を見ている言葉が入っているかで決まります。冒頭で相手の世界に触れ、中盤で「ご多忙のところ恐縮ですが」と気づかい、締めで断る選択肢を残せば、短い文章でも温かさは伝わるもの。
保険業のＢさんは、長文メールから「短文＋気づかい３点セット」に変えたところ、返信率があがっただけでなく「丁寧な方ですね」とお褒めの言葉までもらえたそうです。
短さと温かさは両立できます。

まずは次の１通から、思いきって質問を１つに削ってみましょう。

まとめ

営業メールの返信率を質問でひきあげる方法を解説しました。いかがでしたか？文章を盛らなくていい安心感がつかめたはずです。
読まれるメールは、相手が短く返せる質問が１つ置かれているメールです。

１通１質問
興味・関心を寄せる前置き
答えやすい選択肢

送る数を増やすだけではどうにもなりません。
まずは次の１通から、質問を１つに絞ってみましょう。
応援しています。

この記事を書いた人
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木村まもる（逆転営業アカデミー営業スキルUPコンサルタント）

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営業指導歴22年。1000件以上の顧客との商談経験。1000人以上の営業相談に応じてきた。ある経営者との出会いを機に営業ノウハウを体系化。元ニートの落ちこぼれ営業を最下位グループからたった１か月で全国300人中トップに一発逆転させた。営業経験・実績に基づいた、わかりやすい営業ノウハウ・セミナーでの解説に定評がある。