営業で送った見積書PDFが文字化けした時の対応
読めない文字の場所から考える送り直し
「見積書は届きましたが、文字が四角になっています」と連絡が来たら、あなたはどう返しますか？ 同じPDFをすぐ送り直しても、表示が変わるとは限りません。画面で読めないのか、印刷した紙だけ読めないのかを聞くと、試す方法を選べます。お客様のパソコンの問題だと決める前に、送ったファイルを自分でも開いてみましょう。
文字が欠けているのが金額や品番なら、そのまま契約条件を説明すると誤解が生じます。原因を調べる間も、お客様が何を検討できずにいるのかを確かめます。読める資料を渡すところまで、営業担当者が対応を引き受けましょう。
こんな人におすすめの記事です。
- 送った見積書PDFの文字が読めないと言われた方
- 自分の画面では正常なのに相手先で文字化けする方
- 資料の不具合でお客様の比較検討を遅らせたくない方
これから一つひとつ見ていきましょう。
読めない箇所と資料の用途を尋ねる会話
安藤俊介さん（仮名、飲食店向け制服の卸会社の営業担当者）の架空のロープレです。安藤さんは、飲食店の担当者に見積書を送り、品番の文字が読めないと連絡を受けました。担当者は制服の追加発注を検討しています。
安藤さん「ご連絡ありがとうございます。文字が読めないのは、画面で見た時でしょうか？ 印刷した紙でしょうか？」
担当者「画面です。品番の文字が四角になっています」
安藤さん「品番を読めるようにして送り直します。今回、品番を使って何を確認されるご予定ですか？」
担当者「今使っている制服と同じ生地か、店舗責任者に見てもらいます」
安藤さん「承知しました。品番と生地の情報を読めるPDFを用意し、確認してからお送りします。店舗責任者の方に渡すのはいつでしょうか？」
担当者「明日の午後です」
この会話では、表示の状態を聞いた後に、お客様が資料を使う予定を尋ねています。品番を見ている理由が分かれば、金額だけをメール本文に書いて済ませる対応では足りません。店舗責任者が比較する生地の情報も、読める形で届ける対象に入ります。
レッスン資料では、パンフレットを見せる時も、お客様の解決策が載ったページに焦点を合わせます。文字化けへの対応でも、資料を開けたという結果だけで終えず、お客様が判断に使う箇所に目を向けましょう。読みたい箇所を尋ねる意味は、そこにあります。
ただし、画面の写真を頼む時は、問題のある箇所だけで足りるかを考えてください。他の取引先の情報や別の画面まで送ってもらう理由はありません。先にページ番号と読めない文字の位置を聞けば、画像のやり取りをせずに自分の送信分と照合できるかもしれません。
自分の画面で正常に見えても、相手先の表示まで正常だとは判断できません。利用している閲覧ソフトの名前を聞く場合も、操作を次々に頼むより、まず自分が何を調べるのかを伝えると、お客様は返答しやすくなります。
送信したPDFとフォントの埋め込み状況
最初に開くのは、作業中の元ファイルではなく、メールに添付したPDFです。保存先にある新しい版だけを見ていると、実際には古いPDFを送っていたという違いを見落とします。ファイル名、作成した日時、該当ページを照合してください。
自分の送信分にも欠けた文字があれば、作成した側で直します。元の見積書に戻って、品番や注記が正しく入力されているかを見て、改めてPDFを書き出しましょう。変換前から間違っている文字は、閲覧ソフトを替えても正しくなりません。
自分では読めるのに相手先で崩れる場合は、フォントも確認対象です。フォントとは、文字の形を表すデータのこと。PDFにそのデータを含める操作を、フォントの埋め込みと呼びます。Adobeの公式ヘルプは、埋め込みにより別のフォントへの置き換えを防げると説明しています。
フォントを埋め込めるかどうかは、フォントメーカーの許可条件によります。
出典：Adobe Acrobat ヘルプ「PDF におけるフォントの埋め込みの概要」（2026年10月25日確認、要旨）
Acrobat Readerでは、Windowsの「メニュー」、Macの「ファイル」から「文書のプロパティ」を開き、「フォント」タブで状態を調べられます。使用されているフォント名の横に「埋め込み」または「埋め込みサブセット」と表示されているかを見ます。これはPDFの中にフォントデータが含まれているかを確かめる操作です。
確認しただけで、埋め込まれていないフォントが追加されるわけではありません。無料のReaderで状態を見る作業と、作成用ソフトでPDFを直す作業を分けて考えましょう。Adobeは、Acrobat Proで埋め込む方法や、Word・PowerPointの元ファイルから書き出す方法を案内しています。
元ファイルがExcelの場合に、Wordと同じフォント埋め込み設定を探し続けると迷います。Adobeの案内では、そのOfficeファイルへの埋め込み手順はWord・PowerPoint向けです。自社の作成ソフトで利用できるPDF出力方法を確認し、作成担当者に相談してください。
出典：Adobe「PDF埋め込みの方法を解説！フォントやリンク＆サイト埋め込みも」（2026年10月25日確認）
作り直したPDFは、名前を変えて保存し、そのファイルを開いて照合します。フォントを変えた場合には、文字の幅や改行も変わるかもしれません。品番だけでなく、単価、数量、合計金額、条件の注記まで元の見積書と比べます。先ほどのロープレで安藤さんが受けた依頼なら、店舗責任者が同じ生地かを比較するため、品番と生地の情報の対応も見ます。見た目が直ったことと、内容が正しいことの両方を確かめてから送信できます。
また、顧客名や価格が入った見積書を外部の変換サービスに渡す前には、自社で利用を認めているかを確認しましょう。手元の作成ソフトで対応できるなら、その方法から試せます。急いでいる時ほど、修正のために資料の共有範囲まで変えていないかを見てください。
画面は正常で印刷した紙だけ文字が崩れる場合
画面では読めるのに、印刷した時だけ文字が欠ける場合は、表示時とは別に印刷の処理を調べます。お客様がブラウザーでPDFを開いているなら、会社で利用できるAcrobat Readerで開き直し、印刷を試す方法があります。新しいソフトの導入を頼む前に、既に使えるものを聞きましょう。
Adobeは、印刷の詳細設定にある「画像として印刷」も対処方法に挙げています。文字やフォントを使う印刷処理を画像として処理することで、不具合を回避できる場合があります。画面に正しい文字が表示されている時に試す方法です。
開いた画面ですでに文字が四角になっているなら、画像として印刷しても、その文字は直りません。読めない表示を紙に出す前に、送信者がPDFの再作成を検討します。画面の文字化けと、印刷した紙の文字化けを最初に分けたのは、この違いがあるためです。
出典：Adobe「PDF印刷時の文字化けを直す方法！原因と再発防止策も紹介」（2026年10月25日確認）
印刷できた後も、文字の欠けやページの抜けがないかは別に見ます。見積書なら合計欄と条件欄、図面なら寸法の表示など、判断に関わる箇所から照合しましょう。紙の出力に成功しただけで、読める資料になったとは言い切れません。
プリンタードライバーの更新など、社内管理が必要な操作は、お客様の担当部署に引き継ぎます。営業担当者がその場で管理設定を変えるよう求めるより、どのファイルのどのページで起きたかを伝えた方が、調べる対象は明確です。相手先の確認に時間がかかるなら、こちらで確認した印刷物を渡せるかも相談できます。
なお、メールに添付できない段階なら、文字の表示とは別の問題です。容量上限への対応は、営業資料の容量が大きくメールで送れない時の確認と送り方で解説しています。送信前のエラーと、届いた後に読めない状態を混同せず、それぞれの原因から対応を選びましょう。
資料の送り直しで迷う時の営業Ｑ＆Ａ
急ぎなら見積書の画面写真だけ送ってもよいですか？
今日の会議に間に合わせたいのに、見積書の一部が読めません。担当者から、金額を確認できる写真を先に送ってほしいと頼まれました。正式なPDFが直るまで、どう案内すればよいか迷っています。
回答
写真を送る場合は、用途を先に合わせます。合計金額を一時的に確認するためなのか、条件を含めて社内で検討するためなのかを尋ねましょう。拡大した一部分だけでは、税や対象範囲の注記が写らないこともあります。写真に含まれない条件を、相手がどう確認できるかまで考えて渡します。
そして、写真を正式な見積書の代わりとしてよいかは、自社の運用に従って判断してください。修正したPDFを後で送るなら、その予定と、先に送る写真の位置づけを説明します。旧版と新版のどちらを回覧すべきかも、担当者が迷わないように伝えましょう。
送り直すメールに、変更点が表示だけなのか、見積条件にも変更があるのかを書けば、相手は比較すべき箇所を判断できます。条件を変えていないと伝える場合は、元資料との照合を済ませてからです。ファイル名だけに頼らず、本文にも使ってほしい版を示します。
お客様が比較に使える状態までの引き渡し
読めない資料への対応では、画面と紙の違いを聞き、送信したPDFの状態から調べます。修正したファイルの内容と、お客様が使う用途を合わせるところまでが対応です。今回の要点を振り返ります。
- 読めないページと画面・印刷の区別
- 送信分の照合とフォントの埋め込み状況
- 修正した版の案内と比較に必要な条件
送り直す前に、連絡を受けた箇所を修正版で開き、元資料と見比べましょう。品番も条件も読めていれば、お客様に使ってもらうファイルを自分で確かめてから渡せます。
木村 守（逆転営業アカデミー 営業スキルUPコンサルタント）
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