オンライン商談の画面共有で社内資料を見せないための準備と切り替え

お客様に見せる資料と手元の情報の区別

オンライン商談で提案書を見せながら、別のお客様の見積書や社内チャットを開いていませんか？自分のパソコンで開いたものが、どこまで相手に見えるかは共有の選び方によって違います。説明をはじめる前に、お客様に見せる資料のウィンドウを、共有対象に選びましょう。

画面共有のボタンを押した後も、資料を切り替えたり質問に答えるために別の画面を開いたりします。その操作を含めて準備しておくと、お客様に見せるつもりのない情報を開かずに説明できます。本記事ではZoomのパソコン版を例に、提案書から別資料へ切り替える時の進め方を解説します。

こんな人におすすめの記事です。

商談で画面全体を共有している営業担当
見積書と社内の原価資料を同じパソコンで開く人
資料を切り替えるたびに説明が途切れる人

これから一つひとつ見ていきましょう。

画面全体とアプリのウィンドウの違い

Zoomの公式案内では、パソコンの画面全体のほか、開いている特定のアプリのウィンドウなどを共有できます。画面全体を選ぶと、その画面で別の資料を開く操作も共有することになります。提案書だけを見せたい時は、その提案書を表示しているウィンドウを選ぶ方法が候補です。

出典：Zoomで画面またはデスクトップを共有する

ただし、ウィンドウを選べば資料の中身まで自動で隠してくれるわけではありません。表示する提案書に社内向けの注記があれば、その注記も見せてしまいます。同じブラウザーのウィンドウで別のお客様のページに切り替えると、意図した資料から表示内容が変わるおそれもあるでしょう。

共有範囲の選択と、見せる資料の中身の点検は両方行います。商談で使う資料を別のウィンドウに開き、社内の原価表や顧客管理の画面は閉じておきます。画面全体でしか見せられない操作がある時も、共有前に不要な資料を閉じてから選びましょう。

資料名にも目を通してください。内容を見せなくても、開いているタブやファイル名から別のお客様の名前が読めることがあります。商談用のウィンドウに関係のないタブを並べたままにせず、見せる資料の名前や表示部分まで確かめると安心です。

提案書と社内向け資料の事前準備

商談で何を見せるかは、お客様が確かめたい内容から決めます。予約システムの機能を全部紹介するのか、見積条件を比べるのか、使う人の作業を説明するのか。目的が決まれば、開いておく資料を選びやすくなるでしょう。

資料の説明は、お客様の話を聞いてからにしましょう。見せるタイミングや共有中の質問は、オンライン営業がうまくいかない一人社長へ｜質問だけで画面越しに信頼される３つのコツでも解説しています。ここでは、説明する資料が決まった後の共有操作を練習します。

たとえば、納入する商品の見積条件を説明する商談なら、お客様向けの見積書と仕様書を用意します。仕入先との交渉記録や原価の計算表は、営業担当が答えを確かめるための社内資料です。お客様に渡す版と混ざっていないか、ファイルを開いて確認しておきましょう。

表示しない列やページがある資料は、見せてよい部分だけをまとめた商談用の版に作り直してから共有します。元のファイルは閉じておき、開くのは作り直した版だけにしてください。表示するページだけを確認しても、操作中に別のシートやページへ移れば内容が変わります。

説明中に何枚もの資料を探すと、質問の内容を忘れたり、まだ確認していない数字を読み上げたりしかねません。相手が比較したい条件を確認できる資料を先に開き、手元にない答えは後で確認する扱いを決めておきます。

別資料へ切り替える場面のロープレ

黒田直樹さん（仮名、食品加工機械の営業担当）が、包装工程を見直す工場の担当者に見積書を説明する架空の練習場面です。見積書には標準機の条件が書かれており、追加部品の詳細は別の仕様書にあります。営業のパソコンには、仕入価格をまとめた社内資料も保存されています。

工場の担当者「幅の広い袋にも対応できますか？」

黒田さん「追加部品の仕様書で対応できる幅を確認します。いったん資料の共有を止めますね。」

工場の担当者「今の袋は幅が違うものも使っています。」

黒田さん「今お使いの袋の幅を教えていただけますか？」

工場の担当者「一番広いものが250ミリです。」

黒田さん「250ミリの袋ですね。該当する条件が書かれたページを開いてから、もう一度共有します。」

黒田さんは共有を停止し、お客様に見せる仕様書を開きます。目的のページが表示されたことを確かめて、そのウィンドウを共有する操作まで練習してください。上の250ミリは練習用に置いた数字で、実際の機械が対応する寸法ではありません。

お客様が確かめたい条件を聞いてから、該当する資料を見せます。ここでは、追加部品を紹介するだけでは答えになりません。今使っている袋の幅を聞き、仕様書の条件と照らすところまでが質問への回答です。使う資料を探す時も共有を止めると、途中で社内資料を開いて見せる操作を避けられます。

別資料へ移ることを先に伝えるのは、相手が突然画面の変化を見て戸惑わないためです。説明する対象を変えたことを伝え、資料を開いてから共有を再開しましょう。操作中に会話を続けられないなら、黙って探し続けず、確認に時間がかかることを短く伝えてください。

通知の設定と参加者側の表示確認

画面を選んだ後は、通知の表示も確認します。Zoomのパソコン版の公式設定案内には、Windows向けに、デスクトップ共有時にシステム通知を消音する設定が掲載されています。また、ミーティング中や通話中のチャット通知を非表示にする設定もあります。

出典：Zoom Workplaceデスクトップとモバイルアプリの設定を変更する

ただし、掲載されているのはWindows向けの設定です。利用する端末やアプリによって操作が違うため、普段の商談で使う環境の設定画面を開いて確かめましょう。通知を抑える設定をしても、営業担当が自分で開いたメールやチャットの内容を隠せるとは限りません。

通知の設定だけに頼らず、参加者側で何が見えるかを練習で確認してください。社内の練習相手に商談用の会議へ入ってもらい、普段使う資料を共有します。秘密情報を使って確認する必要はありません。架空の社名や金額を書いたテスト資料を使い、資料の切り替えと共有停止の操作を試します。

営業側では見えていても、相手側では別の画面が表示されたままかもしれません。練習相手に、今見えている資料名とページの内容を答えてもらいましょう。「見えますか？」への返事だけでは、互いに違う資料を見ていることに気づけないからです。

モニターを２台使っている人は、共有対象に選んだ画面と、資料を置いた画面の関係も試してください。別のモニターへ資料を移した時に相手側で何が見えるかは、練習相手の返事で判断します。ウィンドウを選んだ場合も、別のファイルを開いた際に共有内容がどう変わるかは、本番と同じ操作で確かめましょう。

練習では、資料が切り替わらない場面も扱います。相手が前の見積書を見ていると答えたら、追加部品の説明を続ける前に共有を停止し、対象を選び直してください。うまく表示できない時のために、お客様向けの資料を送って同じページを見ながら話す方法も準備しておきます。送付できる資料かを確かめ、相手が開いたことを聞いてから説明を再開しましょう。

Zoomの公式案内では、共有中のコンテンツを自分で表示して確かめる方法も示されています。それでも、相手が文字を読めるか、見せたいページを見ているかは会話で確認してください。小さな文字を指しながら説明するなら、その項目が読める大きさになっているかを尋ねます。

予定外の質問を受けた時の対応

本番では、用意した資料だけで答えられない質問も受けます。別のお客様向けの実績資料を探したくなっても、画面共有中に顧客一覧を開いて探すのは避けましょう。手元の情報から探す作業と、お客様に見せる作業を分けます。

答えをすぐに確かめられない時は、「この資料には載っていないため、確認してからお答えします」と伝えて構いません。未確認の条件を断定したり、他のお客様の資料を急いで開いたりするより、何を確認するかをはっきりさせておく方が次の返答を用意しやすくなります。

相手から「社内で比べたいので、その資料を送ってください」と言われた時も、画面で見せた資料と送付する資料を確かめます。送るのは、社内向けの注記や別のお客様の情報を除いた版です。相手が比べたい条件が載っているかを見てから送ります。

もし予定外の情報が映ったら、まず共有を停止します。その場で何が見えたかを決めつけず、会社の連絡手順に従って報告し対応してください。相手に削除を頼んだだけでは解決になりません。対応が済んだかどうかは、会社が判断します。事前の練習でも、慌てず共有を止められるかを確かめておきましょう。

共有の停止から再開までの試し方

商談では、お客様の問いに答える資料を、見せてよい範囲で共有します。資料の中身を点検し、切り替える操作を練習しておけば、説明中に何を開くか迷いにくくなるでしょう。

お客様向け資料と社内向け資料の区別
別資料を開く前の共有停止
参加者側に表示された資料とページの確認

商談で使う予定の資料を開き、共有停止から別資料の表示までを一度通してください。練習相手が見ている内容を聞き、意図した資料へ切り替わったかを確かめるまでが一回の練習です。

この記事を書いた人
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木村守（逆転営業アカデミー営業スキルUPコンサルタント）

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営業指導歴22年。1000件以上の顧客との商談経験。1000人以上の営業相談に応じてきた。ある経営者との出会いを機に営業ノウハウを体系化。元ニートの落ちこぼれ営業を最下位グループからたった１か月で全国300人中トップに一発逆転させた。営業経験・実績に基づいた、わかりやすい営業ノウハウ・セミナーでの解説に定評がある。