営業資料をPowerPointで送る前のノートと非表示スライドの確認

社内検討に必要な内容だけを渡す準備

商談で使ったPowerPointの資料を、お客様から送ってほしいと頼まれた時。そのまま添付する前に、発表者用のノートや非表示にしたスライドまで渡してよいか、確かめていますか？スライドショーで見えなかった内容も、ファイルには保存されている場合があります。画面で説明した範囲と、ファイルを受け取った人が読める範囲は同じとは限りません。

Microsoftの公式ヘルプでも、社外へ共有する前の非表示データや個人情報の点検を案内しています。営業では、点検と合わせて資料の使い道も聞いてみましょう。誰が何を判断するために読むのかがわかれば、送る形式と必要な説明を決められます。

こんな人におすすめの記事です。

商談で使ったPowerPointをそのまま送っている方
社内向けのノートやコメントを含めずに資料を渡したい方
お客様の社内説明に合う資料を用意したい方

これから一つひとつ見ていきましょう。

送付形式を決める前の使い道

「PowerPointの資料をください」と言われても、編集できるファイルが必要とは限りません。商談で見た資料を上司に読んでもらいたいのか。社内の説明資料へ一部を引用したいのか。その用途を聞いてから、渡す内容を相談します。

次は、資料送付を頼まれた場面の架空のロープレです。営業担当者が形式を先に決めず、お客様の説明内容を聞く練習として読んでみてください。

松井拓真さん（仮名、企業向け防災備蓄品の販売担当者）が、総務部の担当者と商談後の資料送付について話しています。

担当者「今日のPowerPointを送ってもらえますか？」
松井さん「承知しました。社内では、どのようにお使いになりますか？」
担当者「総務部長に読んでもらいます。入れ替えの対象と、保管場所を見せたいです」
松井さん「入れ替えの対象と、保管場所ですね。部長が判断される時に、説明を加えたい点はありますか？」
担当者「今ある備蓄品を全部捨てると思われそうなので、使える物は残すと伝えたいです」
松井さん「では、継続して使う物もわかる資料を用意します。読むためのPDFでよろしいですか？」
担当者「はい。私の方で編集する予定はありません」

松井さんは、ファイルの種類を確認する前に、部長が判断する内容と誤解しそうな点を聞きました。お客様が使う「入れ替えの対象と、保管場所」という言葉に沿って、必要なページを選べます。会社案内を全ページ送るだけでは、使える備蓄品まで廃棄するという誤解には答えられません。

レッスン資料では、相手の解決策が載っているページに焦点を合わせ、読んだ後の感想を聞く方法が示されています。送付する資料でも同じように、お客様が判断したい内容を確かめてから、必要な説明を用意します。PDFかPowerPointかの選択だけで、営業の仕事を終えないのです。

ノートと非表示スライドに残る情報

PowerPointのノートは、発表する時の説明や補足を書き込む欄です。スライドの下に入力した文章は、スライド上の本文とは別に保存されます。Microsoftは、標準表示でノートを作成し、ノートページで印刷時の状態を確認する方法を案内しています。

商談前の確認事項や社内の検討内容を書いていれば、それも送付前の点検対象にしましょう。たとえば、値引きの相談予定を記したノートは、正式な見積条件と読み違えられるおそれがあります。お客様に伝える条件は資料の本文へ明記し、社内で相談する内容とは分けておきます。

ノートの作成と確認方法：Microsoft「ノートを作成および印刷する」

また、スライドの「非表示」は、ファイルからの削除を意味しません。Microsoftの説明では、非表示スライドはファイルに保存され、スライドショーで表示されなくなります。説明しなかった別商品の提案や以前の条件が含まれていないか、左側のスライド一覧も見直してください。

スライドショーを最後まで再生するだけでは、非表示スライドの内容を確認できません。送付用のコピーを作ったら、標準表示で一覧をたどり、各ページとノートを照合します。社内向けの補足が必要なページは、相手に渡す説明へ書き直すか、送付内容から外すかを担当者と決めましょう。

非表示スライドの仕組み：Microsoft「スライドの表示と非表示を切り替える」

送付用コピーで行うドキュメント検査

元の商談資料は保管し、送付用に名前を変えたコピーで作業します。検査で削除した情報は、元に戻せない場合があるためです。Microsoftの手順に沿って、Windows版PowerPointの「ファイル」から「情報」を開き、「問題のチェック」「ドキュメントの検査」と選びます。

検査したい内容を選択して実行したら、結果を一つずつ読みましょう。コメント、ドキュメントのプロパティや個人情報、プレゼンテーションノートなどを確認し、送付に不要な内容を削除します。最後は再検査を行い、保存してからファイルを開き直してください。

コピーでの検査と再検査の手順：Microsoft「プレゼンテーションから個人情報を削除する」

ただし、検査だけですべての内容を消せるわけではありません。公式説明では、ノート内の画像はこの検査で削除できず、埋め込みファイルやオブジェクトにも個別確認が必要とされています。検査結果と合わせて、画像や埋め込み資料の中身まで人が確認します。

たとえば、社内用の表を画像にしてノートへ貼った場合、文章のノートを消す操作だけで確認を終えると、画像を見落とします。グラフに埋め込んだ別のファイルも、表示しているグラフだけを見て送付可否を判断しないようにしましょう。自分で中身を確かめられない項目は、作成者に確認してから送付を決めます。

検査できる情報と制限：Microsoft「プレゼンテーションを検査して非表示のデータと個人情報を削除する」

削除後も伝わる提案条件

社内向けの情報を外す時は、お客様の判断に必要な条件まで削らないようにしましょう。価格が適用される数量、対象となる商品、納品の条件などは、提案内容を理解するための説明です。ページを減らして読めなくなるなら、送付先に合わせた注記を本文へ加えます。

先ほどの防災備蓄品の提案なら、継続して使う物と入れ替える物の区別が必要でしょう。営業担当者の手元だけに判断理由があっても、部長には伝わりません。松井さんは、社内向けノートを送る代わりに、対象品の一覧へ説明を加えます。

この時、商談で合意していない条件を、説明の都合で確定事項に変えるのは避けます。保管場所が決まっていれば、その場所を記載できます。未定なら未定のまま書き、図や一覧を作り直した後は、お客様の発言、見積条件、送る資料を見比べて、内容のずれを確かめてください。

資料を送る際は、読むページと確認してほしい点をメール本文に添えます。たとえば「入れ替え対象の一覧に、継続して使う備蓄品も記載しました。保管場所の候補と合わせて、ご確認をお願いいたします」という案内なら、担当者は部長に何を見せるか説明しやすくなります。

送付後の会話では、資料を読めたかに加え、判断できなかった点を聞きます。「部長から、追加で説明してほしいと言われた箇所はありましたか？」と尋ねれば、次に用意する説明を相談できます。受領の返事だけを、提案への納得や購入の意思と受け取らないようにしましょう。

営業Ｑ＆Ａ

お客様が編集できる資料を希望したらどうしますか？

提案先の担当者から、社内の稟議資料に組み込むため、編集できるPowerPointがほしいと頼まれました。内容を書き換えられることが気になりますが、PDFだけでは担当者の作業に合いません。

回答

編集したい箇所を聞き、社内の提供ルールを確認して、渡せる範囲を相談しましょう。担当者が自社の説明を加えたいだけなら、必要なページを送付用に用意する方法も選べます。価格や対応範囲を変更したいと言われた場合は、その条件を先に打ち合わせてください。

編集用ファイルを渡す際も、ノート、非表示スライド、コメントなどの点検を行います。提供した日付と元の提案条件を伝え、条件の変更は相談してもらうよう案内すれば、社内説明に使う資料と正式な提案の関係を確認できます。

ブラウザー版だけで送付前の確認を終えてよいですか？

普段はブラウザー版PowerPointで資料を作っています。スライドを読んでコメントも確認しましたが、デスクトップ版と同じ点検ができたか判断できません。

回答

ブラウザー版で見える項目の確認と、Windows版のドキュメント検査は区別しましょう。Microsoftは、ブラウザー版とデスクトップ版で機能の動作が異なることを説明しています。画面に検査項目が見当たらなければ、検査を終えたと判断せず、Windows版を使える担当者に送付用コピーの確認を依頼してください。

利用環境による機能の違い：Microsoft「Web ベースのPowerPointでの特定の機能の動作」

相手が読むファイルでの最終確認

商談資料を渡す前の、用途の聞き方と送付用コピーの点検を解説しました。相手が受け取るファイルそのものを開き、必要な説明と渡せない情報の両方を確認します。

資料を読む人と判断する内容
ノートや非表示スライドを含む送付用コピーの点検
削除後の資料に記載する提案条件

次の送付では、メールに添付するファイルを開いて、担当者が社内で説明する場面をたどってみましょう。必要なページと条件をその資料だけで説明できるか、送信前に確かめます。

この記事を書いた人
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木村守（逆転営業アカデミー営業スキルUPコンサルタント）

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営業指導歴22年。1000件以上の顧客との商談経験。1000人以上の営業相談に応じてきた。ある経営者との出会いを機に営業ノウハウを体系化。元ニートの落ちこぼれ営業を最下位グループからたった１か月で全国300人中トップに一発逆転させた。営業経験・実績に基づいた、わかりやすい営業ノウハウ・セミナーでの解説に定評がある。