営業で資料送付後に止まったら読まれた箇所から話す

送付後の沈黙から始める確認

営業で資料を送った後、返事が止まることがあります。送付前の商談では前向きだったのに、メールの後は既読も返答も分からない。そんな時、営業側は「ご確認いただけましたか」と催促したくなります。

岩崎智子さん（仮名、法人研修の教材販売を担当する営業担当者）は、研修担当者に提案資料を送った後、３日返答がありませんでした。岩崎さんは期限を聞くメールを送ろうとしていました。

ただ、商談を振り返ると、担当者は料金と同じくらい受講後の職場変化を気にしていました。資料のどこを読んだか分からないまま期限だけ聞くと、相手はまだ考えがまとまっていない状態で返答を迫られます。

営業で資料送付後に止まったら、読まれた箇所から話します。催促の前に、相手がどこで止まっているかを聞くと、次の会話が作れます。

この記事では、資料送付後の沈黙を、期限確認だけで終わらせないフォローの仕方を解説します。返事を急がせる前に、相手が読んだ箇所と迷った箇所を分けます。

この記事は、次のような営業場面に役立ちます。

資料送付後の返答待ちで催促文だけ送ってしまう方
提案資料を読まれたか分からず次の連絡に迷う方
フォローの電話で相手の考えを聞きたい方

資料送付後に止まる理由

資料を送った後に返答が止まる理由は、案件ごとに変わります。忙しいだけの時もありますし、社内で回覧中の時もあります。内容を読んだうえで、判断材料が足りないと感じている時もあります。

岩崎さんは、返答がないことを失注の前触れだと感じていました。実際の担当者は、資料を読んだ後、受講者の上司にどう説明するかで止まっていました。

ここで催促だけ送ると、相手の止まっている理由が見えません。まずは、資料のどこまで見たかを聞く入口を作ります。

催促文が重く見える場面

確認状況を尋ねる定番文は便利です。ただ、相手の状況によっては、早く返事をくださいという圧に見えます。

特に、相手が社内説明に迷っている時は、確認状況と合わせて、説明に使える材料が足りているかを聞く方が役立ちます。

岩崎さんは、最初の文を変えました。「資料の中で、研修後の職場変化のページは見づらくありませんでしたか」と聞きます。

この聞き方なら、相手は返事の有無を責められた感じが少なく、読んだ箇所について答えられます。

読まれた箇所を聞く順番

資料送付後のフォローでは、全体の感想を聞かない方が答えやすいです。岩崎さんは、商談で相手が気にしていた職場変化のページに絞りました。

担当者は「そこは読みました。現場リーダーにどう説明するかで止まっています」と答えました。岩崎さんは「現場リーダーにする説明ですね」と短く受けました。

送付後の確認は、読まれた箇所、迷った箇所、次に説明する相手の順番で見ます。

読まれた箇所
迷った箇所
次に説明する相手

資料を開かずに聞く一文

フォローの電話で、いきなり資料を開き直すと説明が長くなります。岩崎さんは、資料を開く前に一文だけ聞きました。

「先日の資料で、職場変化のページと料金のページでは、どちらが説明しづらそうですか」と聞きます。

担当者は「職場変化の説明です」と答えました。ここで初めて、岩崎さんは資料の該当ページを開きました。

資料を開く前に一文を聞くと、説明するページを相手の迷いに合わせられます。

送付後ロープレの二往復

岩崎さんは、フォロー電話の前に短いロープレをしました。相手が読んだ箇所を聞く練習に絞ります。

岩崎さん「先日の資料で、現場リーダーに伝えにくいページはどこですか」
担当者「職場変化のページです」
岩崎さん「職場変化の説明ですね。現場リーダーに伝える時、どの一文が足りませんか」

この二往復を声に出すと、電話で説明から入る癖が減ります。相手の止まり方を聞いてから、資料の該当箇所だけを使えます。

社内説明に使う一文

担当者が止まっていたのは、研修後の変化を社内に説明するところでした。岩崎さんは、資料を増やさず一文を作りました。

「研修後に、現場リーダーが朝礼で確認する声かけを一つそろえます」とまとめます。担当者は「その言い方なら説明できます」と答えました。

ここで、新しい資料を作り込む作業は発生しませんでした。相手が説明しづらい箇所に、短い言葉を足すだけで十分でした。

フォローの選択肢

資料送付後のフォローは、催促、補足、次回提案の三つに分かれます。どれを選ぶかは、相手がどこで止まったかで決めます。

未読なら、読む目的を一文で伝えます。読んで迷っているなら、迷った箇所を一緒に見る。社内説明で止まっているなら、転送しやすい一文を作ります。

岩崎さんは、担当者が社内説明で止まっていると分かったので、次回の日程を急がず、説明文の確認を先にしました。

止まっている理由	次のフォロー
まだ読めていない	読む目的を一文で伝える
読んで迷っている	迷った箇所を一緒に見る
社内説明で止まっている	転送しやすい一文を作る

期限を聞く前の確認

期限を聞くこと自体は大切です。ただ、期限だけ聞くと、相手が答えにくい場面も出ます。決める材料が足りないまま期限を聞かれても、相手は保留したくなります。

岩崎さんは「決裁の時期を伺う前に、現場リーダーに説明しづらい箇所を一つ確認してよいですか」と聞きました。

担当者は、現場リーダーが気にするのは研修時間だと答えました。岩崎さんは、受講時間を半日と２時間版に分けて説明する準備をしました。

送付後に残す振り返り

資料送付後のフォローが終わったら、岩崎さんは三つだけ振り返りました。相手が読んだ箇所、迷った箇所、次に説明する相手です。

この三つが残ると、次回の提案が作りやすくなります。資料そのものを全部直す前に、相手が止まった箇所だけを補えます。

岩崎さんは次回提案で、料金表の前に、現場リーダーにする説明一文を確認しました。その後で研修時間の選択肢を見せました。

担当者は「これなら上司と現場リーダーに同じ説明ができます」と答えました。送付後の沈黙は、相手の社内説明を助ける入口になりました。

さらに岩崎さんは、送付後のメール文も変えました。以前は「ご確認状況はいかがでしょうか」と書いていました。今は「職場変化のページで、現場リーダーに説明しづらい箇所はありますか」と一文だけにします。

この一文にすると、相手は未読でも答えやすくなります。まだ読めていないなら「そこを見ます」と返せます。読んで迷っているなら、迷った箇所をそのまま返せます。社内説明に進んでいるなら、誰に説明するかを話せます。

岩崎さんは、相手の返答を受けて資料を一枚だけ差し替えました。差し替えたのは、現場リーダー向けの説明文です。冒頭に「朝礼で確認する声かけを一つそろえる」という表現を置きました。

担当者は、その一文を社内チャットに貼りました。上司からは、研修時間と対象者を確認したいと返ってきました。岩崎さんはそこで初めて、半日版と２時間版の差を説明しました。順番を変えたことで、資料の説明が相手の社内確認に沿いました。

資料送付後のフォローでは、相手が読んだかどうかだけを見ると会話が止まります。読む時間がない人、読んだけれど説明できない人、説明したが返答待ちの人では、次に必要な言葉が変わります。岩崎さんは、その止まり方を一件ずつ聞くようにしました。

この積み重ねで、資料送付後の沈黙を怖がりすぎなくなりました。返答待ちの時間は、相手がどの箇所で止まったかを確かめ、次の一文を一緒に作る時間です。

岩崎さんは、次回から資料送付時にも一言添えました。「まずは職場変化のページだけ見てください。迷う箇所があれば、次回そこで止めて一緒に確認します」と書きます。読む場所を先に示すと、後日のフォローも自然につながります。

この一言を添えた案件では、担当者から「職場変化のページは読みました。対象者の選び方だけ相談したいです」と返信がありました。岩崎さんは、その返答を受けて対象者の選び方だけを次回議題にしました。資料全体を最初から説明し直さずに済んだのです。

さらに、次回議題を一つに絞ったことで、担当者は社内で相談しやすくなりました。上司に見せる時も、料金表、日程表、研修内容を一度に広げずに済みます。職場変化のページに付けた一文を先に見せ、その後で対象者の範囲を確認すればよくなりました。

資料送付後のフォローは、読まれた箇所から次の会話を作ります。

営業Ｑ＆Ａ

資料送付後に返事がない時は何日待てばよいですか？

送付後に沈黙が続き、催促のタイミングに迷う場面です。

回答

日数だけで決めず、送付時に確認した次の予定を見ます。予定がない場合は、２、３日後に「社内で説明しづらいページはありますか」と短く聞きましょう。返事を迫る文に比べて、相手が答えやすい入口になります。

資料を読んでいない相手にはどう話せばよいですか？

相手がまだ読めていないと分かった時のフォローです。

回答

責めずに、読む目的を一つ伝えます。「今回は現場リーダーに説明する一文だけ見てください」のように絞ると、相手は後で読みやすくなります。

相手の迷いから作る次回議題

営業で資料送付後に止まった時のフォローを解説しました。読まれた箇所、迷った箇所、次に説明する相手を順番に見ると、催促だけで終わらず次の会話を作れます。

資料送付後に止まる理由
読まれた箇所を聞く順番
社内説明に使う一文

次に資料送付後の返答が止まったら、「資料の中で説明しづらい箇所はありますか」と一つだけ聞いてください。相手の答えが出たら、その箇所だけを開いて次の説明に進みましょう。

この記事を書いた人
最新の記事

木村守（逆転営業アカデミー営業スキルUPコンサルタント）

LINE公式：登録はこちら

営業指導歴22年。1000件以上の顧客との商談経験。1000人以上の営業相談に応じてきた。ある経営者との出会いを機に営業ノウハウを体系化。元ニートの落ちこぼれ営業を最下位グループからたった１か月で全国300人中トップに一発逆転させた。営業経験・実績に基づいた、わかりやすい営業ノウハウ・セミナーでの解説に定評がある。