事務代行営業は作業範囲より確認待ちの時間を聞く

確認待ちから作る事務代行の商談

この記事は、次のような事務代行の商談に近い方向けです。

作業メニューを説明しても契約判断が進みにくい方
見積前に業務範囲をどこまで聞くか迷う方
相手の社内確認に時間がかかりやすい方

事務代行営業では、できる作業を先に並べたくなります。請求書発行、入金確認、資料作成、予約管理。メニューを見せれば相手が選びやすいと思うからです。

しかし、相手が本当に困っているものは、作業名より後ろにある場合があります。確認待ちで止まる時間、誰に聞けばよいか分からない状態、月末に同じ連絡が増えることかもしれません。

柴田美咲さん（仮名、事務代行サービスの一人社長）は、初回相談でメニュー表を丁寧に説明していました。担当者は「できることは分かりました」と答えましたが、契約は保留になりました。

柴田さんが次に聞いたのは、作業範囲より確認待ちの時間でした。「月末に確認待ちで止まる時間は、どの作業で多いですか」と聞きました。担当者は「請求書の差し戻しです」と答えました。

事務代行営業は、作業範囲より先に確認待ちの時間を聞きます。止まる時間が見えると、代行する作業と相手側に残す確認の線引きが決めやすくなります。

作業メニューだけで止まる理由

柴田さんのメニュー表は分かりやすいものでした。作業名、月額料金、対応時間、納品形式まで整理されていました。それでも担当者は決めきれませんでした。

理由は、担当者が、メニュー名だけでなく、自社側でどの確認を続けるのか、外へ任せた後に誰が判断するのか、月末の遅れが本当に減るのかも見ていたからです。自社側でどの確認を続けるのか、外へ任せた後に誰が判断するのか、月末の遅れが本当に減るのかを見ていました。

事務代行の商談では、作業を外へ出すことに不安があります。情報を渡してよいのか、ミスが起きたら誰が直すのか、社内の担当者がかえって忙しくならないか。相手はそこを考えます。

柴田さんは、メニュー説明の前に現状を聞く時間を増やしました。「今月、確認待ちで止まった作業は何でしたか」と聞くと、担当者は請求書、入金消込、資料修正の三つを挙げました。

ここで大事なのは、三つを全部受けることより、どこで時間が止まっているかを先に見ることです。

確認待ちを分ける三項目

柴田さんは、確認待ちを作業、相手、期限の三項目で分けました。作業は何が止まるのか。相手は誰の返事を待つのか。期限はいつまでに決めるのか。この三項目を最後まで同じ語で扱います。

担当者は、請求書の差し戻しで止まっていました。作業は請求書修正、相手は営業部長、期限は月末二営業日前です。

この情報があると、柴田さんは代行範囲を具体化できます。請求書を作るだけなら簡単に見えます。けれど、差し戻し時の確認相手と期限まで決めないと、月末の忙しさは減りません。

柴田さんは「請求書修正は私が行い、営業部長への確認は御社の担当者が行い、二営業日前までに返答をもらう形なら進めやすいですか」と聞きました。

担当者は「それなら任せる範囲が見えます」と答えました。作業、相手、期限を分けると、事務代行の契約範囲が説明しやすくなります。

月末の数字で見る困りごと

事務代行営業では、困りごとを気持ちだけで聞くと広がりすぎます。柴田さんは、月末の数字を一つだけ聞くようにしました。

「先月、請求書の差し戻しは何件ありましたか」と聞くと、担当者は「12件です」と答えました。続けて「そのうち、確認待ちで翌日に回ったものはいくつですか」と聞くと、「７件です」と分かりました。

この数字は、相手を責めるために使いません。どの作業を代行すると一番助かるのかを一緒に見るための数字です。

柴田さんは、初月の目標を「差し戻しをゼロにする」から「翌日に回る確認待ちを７件から３件に減らす」へ変えました。担当者は、変化を想像しやすくなりました。

事務代行の価値は、作業量だけでなく、確認待ちの時間がどれだけ短くなるかにも表れます。

任せる範囲と残す判断

相手が不安に思うのは、全部任せてよいのか、どこを社内に残すのかです。柴田さんは、任せる範囲と残す判断を分けて聞きました。

任せる範囲は、請求書の初稿作成、取引先名の確認、金額の転記です。残す判断は、値引きの承認、納品内容の変更、営業部長への最終確認です。

この線引きが曖昧なまま見積に入ると、後から「そこまで頼んだつもりでした」というズレが起きます。逆に、最初に分けておくと、お互いに安心してはじめられます。

柴田さんは「値引き承認だけは御社側で見ていただき、初稿と転記はこちらで行う形にしましょう」と伝えました。担当者は「それなら社内にも説明できます」と答えました。

事務代行の提案では、任せる作業と社内に残す判断を同じ表の中で分けます。

初回相談で聞く順番

柴田さんは、初回相談の順番を変えました。最初にサービス紹介、次に料金、最後に質問という流れをやめ、相手の月末業務から入りました。

現場で相談を聞いていると、事務代行の検討者は「何を任せるか」より前に「任せた後も自分が追われるのではないか」を気にしています。柴田さんも、その不安を聞いてからメニューを出すようにしました。

最初の質問は「月末に一番止まりやすい確認は何ですか」です。次に「その確認は誰の返答待ちですか」と聞きます。最後に「いつまでに返答があれば間に合いますか」と聞きます。

この順番なら、相手は自分の仕事を思い出しながら話せます。営業側も、メニュー表を全部説明しなくて済みます。

柴田さんは、担当者の返答を聞いた後で、該当するメニューだけを見せました。請求書、入金確認、資料修正のうち、今回は請求書だけです。

メニューが少ないと不安になる営業担当者もいます。しかし、相手の確認待ちに合う項目だけを見せる方が、商談は具体的になります。

確認相手を聞く会話例

柴田さんは、確認相手を聞く会話を短く練習しました。事務代行では、作業名だけでなく、社内の誰が止めているかを聞く場面が多いからです。

柴田さんが「請求書の差し戻しは、どなたの確認待ちになることが多いですか」と聞きました。担当者は「営業部長です」と答えました。

柴田さんは「営業部長の確認ですね」と受けました。そこから「営業部長に見てもらう前に、こちらで整えておく項目は何がありますか」と聞きました。

この会話では、相手を詰めていません。誰が遅いのかを責める聞き方を避け、事前に整える項目を聞いています。

担当者は「取引先名と納品月がそろっていれば見てもらいやすいです」と話しました。柴田さんは、その二つを初月の作業範囲に入れました。

初月フォローで見る変化

契約後、柴田さんは作業完了の報告だけで終えませんでした。初月フォローで、確認待ちの時間がどう変わったかを聞きました。

「先月は翌日に回った確認待ちが７件でした。今月は何件でしたか」と聞くと、担当者は「４件です」と答えました。予定していた３件には届きませんでしたが、担当者は前より早く月末を閉じられました。

柴田さんは、そこで追加作業を売り込まず、「４件のうち、どの作業がまだ止まりましたか」と聞きました。担当者は「値引き承認です」と答えました。

この返答で、次月に見る場所が決まりました。値引き承認は社内判断なので、柴田さんが代行する作業に入れません。ただ、承認前に必要な情報をそろえる支援はできます。

フォローで成果を聞くと、事務代行は作業納品で終わりません。相手の月末が楽になったかを一緒に見る商談になります。

作業範囲を広げる前の確認

事務代行では、信頼されるほど追加作業の相談が出ます。ここで何でも受けると、確認待ちの問題が別の場所へ移ることがあります。

柴田さんは、初月の終わりに「作業を増やす前に、止まった時間を一つだけ見ましょう」と伝えました。担当者は、資料作成よりも役員確認の前提整理で困っていると話しました。

柴田さんは、追加相談が出た時も作業、相手、期限で見ました。「資料作成もお願いできますか」と聞かれた時、すぐ見積を出さず、「資料の確認相手と提出期限はどなたが決めますか」と聞きました。

担当者は「役員確認です」と答えました。柴田さんは、役員確認の前に必要な数字と表記ルールを聞きました。

追加作業ほど、受ける前に確認待ちの時間を見ます。そこを見ないまま範囲だけ広げると、相手も営業側も月末に慌てます。

柴田さんは、作業を増やす時ほど初回と同じ順番に戻りました。作業、相手、期限。この三項目を見れば、事務代行の商談は広がっても崩れにくくなります。

営業Ｑ＆Ａ

事務代行の初回相談では何から聞けばいいですか？

メニュー説明に入る前の質問で迷う場面です。

回答

月末に確認待ちで止まる作業から聞きます。作業名、確認相手、期限が分かれば、代行する範囲と社内に残す判断を分けやすくなります。

作業範囲を広く見せた方が契約されやすいですか？

対応できることを多く伝えたい時の不安です。

回答

広く見せる前に、相手が今困っている確認待ちを一つ選びます。最初の範囲が具体的だと、相手は任せた後の変化を想像しやすくなります。

月末前に聞く確認相手

事務代行営業で聞くべき確認待ちの時間を解説しました。作業、相手、期限を分けると、任せる範囲と社内に残す判断が見えます。

月末に止まる作業名
返答待ちになる確認相手
間に合わせるための期限

次の初回相談では、メニュー表を開く前に「月末に確認待ちで止まる作業は何ですか」と聞いてください。止まる時間を見てから範囲を決めると、事務代行の価値が伝わりやすくなります。

この記事を書いた人
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木村守（逆転営業アカデミー営業スキルUPコンサルタント）

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営業指導歴22年。1000件以上の顧客との商談経験。1000人以上の営業相談に応じてきた。ある経営者との出会いを機に営業ノウハウを体系化。元ニートの落ちこぼれ営業を最下位グループからたった１か月で全国300人中トップに一発逆転させた。営業経験・実績に基づいた、わかりやすい営業ノウハウ・セミナーでの解説に定評がある。